Seorang setiausaha merupakan
pembantu pentadbiran sama ada dalam pejabat pentadbiran perniagaan, atau dalam
kerusi kerajaan, seperti Setiausaha Parlimen atau Setiausaha Negara. Merujuk
pada individu yang melakukan pelbagai pekerjaan pentadbiran di gelar sebagai
Setiausaha. Asalnya apabila terdapat hanya mesin taip setiausaha menghabiskan
banyak masa menaip tulisan tangan menjadi tulisan bertaip dan menyalinnya.
Kini, dengan komputer, jumlah masa yang diambil untuk menaip dikurangkan. Oleh
itu, pelbagai tugas lain mula dilakukan oleh setiausaha. Sebagi contoh,
mengawal belanjawan dan simpan kira serta menjaga butiran pengurusan untuk
mengadakan persidangan peringkat tinggi atau mengatur katering untuk majlis
makan tengah hari.
KEMAHIRAN INSANIAH
Kemahiran Insaniah (Soft Skills) merangkumi aspek-aspek kemahiran generik. Walaupun tidak terdapat suatu senarai kemahiran khusus tentang Kemahiran Insaniah. Kebanyakannya berkait dengan penguasaan kemahiran seperti kepemimpinan, kerjasama berpasukan, komunikasi dan pembelajaran berterusan (KPT, 2006) Secara umumnya tidak terdapat definisi yang tepat bagi terma soft skills atau Kemahiran Insaniah. Walau bagaimanapun, soft skills atau Kemahiran Insaniah adalah dikaitkan dengan trait personaliti individu, bijak berkomunikasi, pandai mendapatkan kenalan, berdaya tahan dan berinovatif.
Mempelajari kemahiran insaniah merupakan proses sepanjang hayat, jika dimulakan dengan awal, dapat membuat persediaan untuk berjaya bukan sahaja dalam kehidupan akademik, tetapi juga di tempat kerja. Malah, ramai remaja tidak pernah terdedah kepada kehidupan sebenar bekerja sebagai orang dewasa. Dengan membekalkan kemahiran insaniah yang diperlukan, akan dapat hidup dengan menyesuaikan diri kepada perubahan suasana. Malah, lebih bersedia untuk belajar daripada pengalamannya.
Komunikasi berkomunikasi
Komunikasi ditakrifkan sebagai pemindahan maklumat dan makna daripada
satu pihak (penghantar) kepada pihak yang lain (penerima). Komunikasi lebih
daripada bercakap atau menulis. Bagi ia berkesan, komunikasi memerlukan
penciptaan pemahaman umum tentang idea, keinginan dan pemerhatian di kalangan
orang ramai. Komunikasi adalah pertukaran dua arah yang melibatkan kedua-dua
penyampai dan penonton. Untuk mempengaruhi pengetahuan atau tingkah laku orang
lain termasuk tingkah laku bertulis dan bukan lisan serta bercakap, dan
mempunyai matlamat adalah komunikasi. Hal ini juga, jika selalu berlatih untuk
berkomunikasi dengan pihak yang lain dapat meningkatkan bercakap dengan baik
serta banyak idea yang akan diluahkan kepada ahli kumpulan. Dapat menerangkan
dengan jelas pada ahli kumpulan serta memberikan idea yang menarik.
Komunikasi lisan – komunikasi dengan kata-kata
Komunikasi bertulis – komunikasi melalu penulisan
- Pesanan Verbal
- Pesanan yang disampaikan secara ringkas dan tersusun serta tidak menimbulkan rintangan kepada pendengar
- Pesanan Paraverbal
- Pesanan yang sampai melalui nada. Intonasi dan suara bukan apa perkataan yang kita sebut. Selain itu, disampaikan boleh diterima dengan makna yang berbeza-beza jika disampaikan dalam nada dan intonasi yang berbeza-beza
- Pesanan bukan verbal
- Pesanan yang sampai melalui mimik muka yang betul serta gaya yang sesuai
Kemahiran kerja berpasukan
Kemahiran kerja berpasukan merupakan salah satu kriteria yang diperlukan oleh majikan untuk graduan mendapatkan peluang pekerjaan yang tinggi. Secara ringkasnya, kerja berpasukan merujuk dalam satu kumpulan yang sering bekerjasama dan menjalankan tugas secara berganding bahu atau saling bergantung pada ahli kumpulan bagi mencapai matlamat pasukan. Sebuah pasukan terdiri daripada gabungan sebilangan individu yang mempunyai kompetensi yang saling bergantung iaitu dari segi keupayaan, kepakaran, kemahiran dan pengetahuan serta mempunyai akauntabiliti dan komitmen terhadap prestasi pasukan serta bersedia melaksanakan tugasan secara bersama. Berdasarkan perbincangan, keputusan akan dibuat bagi setiap orang dianggap penting. Sifat mempercayai, menghormati antara ahli kumpulan dan setiap orang bebas menggunakan kreativiti kemahiran dan kepandaian untuk menghasilkan kerja.
Dengan kerja berpasukan dapat memupuk kemahiran berkomunikasi, kemahiran mengurus dan kemahiran memimpin di kalangan pekerja. Selain itu, dapat melahirkan golongan pekerja yang sentiasa mementingkan dengan budaya kerja dan hasil kerja yang berkualiti.
- Rangkaian hubungan yang erat dan berkesan
- Saling memahami peranan dan tugas, ada toleransi kesepakatan
- Cara menyelesaikan masalah
- Melatihkan perkongsian idea dan pendapat
- Keanggotaan sekumpulan kecil ahli
- Saling bekerjasama bagi mengelakkan melakukan perkara yang berat/susah
- Kepimpinan sebagai ketua
- Sikap adil dan saksama dalam pembahagian tugas
- Ke arah mencapai matlamat yang jelas
- Ketua dan ahli pasukan mempunyai wawasan yang sama
-
Moral dan etika profesionalisme
Moral daripada perkataan Greek; more; iaitu satu cara dan bentuk perlakuan yang telah menjadi adat kebiasaan sesuatu kumpulan manusia kerana telah diterima dan dipersetujui bersama oleh kumpulan tersebut. Etika pula daripada perkataan Latin: Ethosm yang bermaksud adat atau keperibadian (custom and character). Profesional adalah kemampuan atau kemahiran yang khusus untuk melaksanakannya, cekap dan memperlihatkan kemahiran tertentu dalam melaksanakan sesuatu tanggungjawab berdasarkan kepada ilmu dan latihan serta kepakaran
- Etika profesional ditafsirkan sebagai satu panduan dan tatacara yang menentukan kualiti moral, profesional dan nilai. Hal ini merupakan garis panduan yang bertujuan meningkatkan tahap kuaiti dan disipin dalam perkhidmatan dengan memberi penekanan terhadap semua aspek yang berkaitan dengan peraturan dan peradaban, peranan nilai serta tingkah laku profesion dalam masyarakat.
- Pembentukan moral dan etika yang baik adalah bermula daripada diri seseorang individu itu sendiri. Seseorang itu perlu memilillki satu set panduan dan peraturan yang berhubung kait dengan tingkah laku bagi mengawal dirinya dalam setiap tindakan yang dilakukan.
-
Kemahiran kepimpinan
Kemahiran ini amat penting kerana seorang pemimpin yang baik bukan
sahaja boleh berfungsi dengan baik di dalam satu pasukan, dia juga harus boleh
tampil ke hadapan apabila diperlukan. Perkara sukar tentang kepimpinan ialah ia
sebenarnya adalah gabungan kemahiran insaniah. Kesemua kemahiran insaniah yang
terdahulu merupakan bahagian-bahagian penting dalam membentuk seorang pemimpin,
oleh itu membantu ana atau remaja anda membina kemahiran tersebut akan
memastikan dia lebih berpeluang untuk berjaya sebagai orang dewasa.
Kepimpinan merupakan suatu keperluan dalam membina kekuatan organisasi terutama dalam memimpin organisasi ke arah menuju dan mencapai matlamat yang ingin dicapai bersama. Ini bermaksud bahawa kepimpinan itu adalah suatu proses di mana seseorang individu itu (pemimpin) mempengaruhi orang lain bagi mencapai matlamat bersama. (Alimuddin, 2006)
·
Menguasai kemahiran
teknikal
·
Berupaya menyelesaikan
masalah dan membuat keputusan yang cekap
·
Menjadi contoh yang
terbaik
·
Memahami ahli pasukan,
mengambil berat kebajikan mereka
Autokratik – melibatkan aktiviti pembuatan keputusan dilakukan oleh seorang ketua sahaja.
Demokratik – pemimpin yang akan memberi kebebasan kepada pekerja untuk menjana idea dan ketua membuat keputusan.
Laissez faire – memberi kuasa sepenuhnya kepada pekerja organisasi untuk membuat keputusan
Cadangan bagi pihak para graduan adalah mengadakan satu program yang lama dalam masa 3 hari di kolej untuk meningkatkan kemahiran kepimpinan dalam kalangan pelajar. Namun, para pelajar dapat memupuk kemahiran tersebut dan membawa tradisi ini hingga ke tempat kerja. Seterusnya, pihak industri menganjurkan satu program yang berkaitan kerja berpasukan. Sebagai contoh, satu pasukan diperhatikan oleh pemeriksa program dan mereka harus bekerjasama dalam menyelesaikan masalah yang telah ditetapkan oleh pihak penganjur. Jika mempunyai kesalahan akan didenda bagi mereka selalu mengingati kesalahan tersebut agar tidak mengulangi kesilapan tersebut. Serta meningkatkan lagi usaha mereka dalam kemahiran kerja berpasukan. Hal ini dapat memupuk kemahiran tersebut pada alam pekerjaan.
Selain
itu, cadangan bagi pihak badan koporat pula adalah menubuhkan satu kelab
persatuan Setiausaha. Para peserta yang minat akan menyertai kelab tersebut
dengan mengikuti aktiviti yang menarik dan seronok berkaitan bidang tersebut.
Pada yang kita tahu bahawa badan koporat ini mahir dan mengetahui lebih mendalam
mengenai bidang setiausaha ini. Oleh itu, dengan belajar lebih mendalam
mengenai setiausaha dapat melahirkan masyarakat yang mahir dengan kemahiran
bidang setiausaha.
RUJUKAN
Ahmad, R. K. (2013). Integrasi Teknologi Maklumat dan Komunikasi Dalam
Meningkatkan Kemahiran . Integrasi ICT dan Kemahiran, 3-5.
Bertens, K. (2003). Etika dan Moral Untuk
Pengajian Tinggi. PEMBANGUNAN ETIKA DAN MORAL DI INSTITUT PENGAJIAN TINGGI,
11.
Ismail, R. (2002). Setiausaha &
Kesetiausahaan. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn
Bhd.
Sohana Abdul Hamid, H. N. (2017). KOMUNIKASI
BERKESAN MEMBINA SAHSIAH PELAJAR. ISLAM TRANSFORMATIF: Journal of Islamic
Studies, 87--89.
Yusof, N. (n.d.). https://www.slideshare.net/izarina/kemahiran-insaniah-soft-skills
No comments:
Post a Comment